Heather Logrippo cuenta que sus empleados no se mostraron muy entusiasmados cuando les entregó papel y crayolas y les dijo que encontraran un lugar tranquilo por 30 minutos.
La tarea poco convencional, en que se les encargó a los empleados que usaran las crayolas y el papel para generar ideas sobre un programa de incentivos para los clientes, formaba parte de un intento para aumentar la eficiencia de las reuniones de personal, dice Logrippo, propietaria y editora de Distinctive Homes, una revista mensual con sede en Boston. Logrippo pensó que los materiales ayudarían a los empleados a generar sugerencias creativas.
«Esta era una situación en la que no se podía encontrar la respuesta en Google», dice. «Volvieron con excelentes ideas».
En tiempos de crisis, algunos pequeños empresarios están buscando maneras más creativas de sacarle partido a las reuniones de personal, algo que esperan se refleje en última instancia en los resultados de la compañía.
Muchos gerentes concuerdan en que estimular la participación es un gran reto, sobre todo cuando la persona con ideas valiosas es demasiado reservada o tímida para hablar en público. Sin sus contribuciones, las reuniones resultan menos productivas.
Dixon Schwabl Advertising Inc., en Rochester, Nueva York, trata de reducir la inhibición de sus 82 empleados armándolos con pistolas de agua, que los trabajadores deben traer a las reuniones. Cualquiera que haga un comentario negativo en la reunión se convierte en blanco y acaba mojado.
«Los ayuda a sentirse más cómodos porque nadie es criticado o escudriñado», dice Lauren Dixon, la presidente ejecutiva de la firma de marketing y publicidad.
El anonimato también puede reducir la inhibición. Durante reuniones en la firma de computación por Internet Box.net Inc. en Palo Alto, California, Jen Grant da a sus empleados siete minutos para escribir cuantas ideas sea posible en notas Post-It, sin tener que poner sus nombres. Cuando acaba el tiempo, las sugerencias se ponen en la pared para que los empleados las lean y las reordenen.
«Les digo que no piensen si la idea es tonta o demasiado costosa, lo que los ayuda a pensar en grande», dice.
Otros empresarios recurren a la tecnología para agilizar sus reuniones y mantener el interés de sus empleados.
Gerentes en Russell Construction Co. presentaron un nuevo aparato en una reunión trimestral reciente que calcula el salario promedio de los asistentes y determina exactamente cuánto le está costando la reunión a la compañía basándose en esos números.
«No creo que nadie haya considerado el tiempo como un costo antes», dice Angela Bagby, directora de marketing y relaciones con el cliente de la firma de 70 empleados, con sede en Davenport, Iowa.
La reunión inicial de 90 minutos le costó a la firma unos US$5.000, según el aparato de gestión de costos cuyo valor es de US$25, fabricado por Bring TIM LLC. Desde entonces, los empleados lo han usado en reuniones más pequeñas, lo que ha ayudado a ahorrar hasta US$100 por reunión, estima Bagby.
Otros pequeños negocios están usando software especial para mantener reuniones interactivas que acaban con resúmenes y puntos importantes discutidos.
AscendWorks LLC, una firma de consultoría en Austin, Texas, utiliza un programa llamado Mindjet Catalyst que les permite a los empleados escribir las ideas más destacadas de la reunión a medida que van apareciendo. Luego pueden clasificarlas por categoría y subcategoría.
«Es como pensar en voz alta, con la excepción de que lo hace en una pantalla», sostiene Don Dalrymple, presidente de AscendWorks.
Emily Maltby | Wall Street Journal
